Akta pracownicze będą przechowywane krócej i w formie elektronicznej
Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej zostanie skrócony z 50 do 10 lat. Pracodawca będzie mógł również przechowywać akta pracownicze w formie elektronicznej. Takie są główne założenia ustawy przyjętej przez Radę Ministrów.
Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy, która skróci obowiązkowy okres przechowywania przez pracodawców akt pracowniczych. Obecnie pracodawca ma obowiązek przechowywać akta pracownicze przez 50 lat. Zgodnie z nowymi przepisami okres ten ma zostać skrócony do 10 lat. Ponadto projektowane przepisy przewidują, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych będzie dysponował wszystkimi danymi potrzebnymi do uzyskania świadczeń i ustalenia ich wysokości. Jednak możliwość skorzystania z tego rozwiązania będzie możliwa w dwóch przypadkach.
Pierwszy przypadek będzie dotyczył pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. W ich przypadku dokumentacja będzie przechowywana 10 lat. Pracodawcy będą przesyłać do ZUS rozszerzone imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. Raporty będą zawierały dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty. Dane te zostaną zapisane przez ZUS na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli wykazywać przed ZUS historii swojego zatrudnienia, a także uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.
Drugi przypadek będzie dotyczył pracowników zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 a 31 grudnia 2018 r. Co do tej grupy pracowników pracodawca będzie mógł skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji jeżeli złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika. Pracodawca nie będzie do tego zobowiązany, ale jeśli już się zdecyduje, będzie to także decyzja na przyszłość – niepodlegająca zmianie i dotycząca wszystkich pracowników. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą 50 lat.
Co do pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca nadal będzie musiał przechowywać ich dokumentację pracowniczą przez 50 lat.
Kolejną istotną zmianą będzie możliwość przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej w postaci elektronicznej (teraz może przechowywać tylko dokumenty papierowe). Jeśli się na to zdecyduje, dotychczasowa dokumentacja papierowa zostanie zeskanowana i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Jeżeli pracownik i pracodawca będą dysponowali kwalifikowanym podpisem elektronicznym, e-dokument powstanie bez konieczności skanowania dokumentu papierowego. Digitalizacja akt osobowych będzie odpowiednio zabezpieczona, tak aby nie dochodziło do utraty danych przez pracodawców. Szczegółowe zasady oraz kwestie bezpieczeństwa, dostępu i warunków przechowywania dokumentacji będą określone w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, wydanym w porozumieniu z Ministrem Cyfryzacji.
Przewidywany termin wejścia w życie nowych przepisów to 1 stycznia 2019 r.
źródło: mr.gov.pl
fot. freeimages.com
POWRÓT
